Catering für Meetings und Firmenevents organisieren
Meeting-Catering und Event-Verpflegung für Unternehmen: Von Brötchenplatten bis zu mehrgängigen Menüs — was Sie bei der Organisation beachten sollten.
Ob Vorstandssitzung, Team-Workshop oder Firmenjubiläum — gutes Catering ist mehr als nur Essen. Es zeigt Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern und Gästen, schafft eine produktive Atmosphäre und bleibt in Erinnerung.
Catering-Formate im Überblick
1. Meeting-Catering (5–30 Personen)
Der häufigste Anlass: Besprechungen, Workshops, Kundentermine. Hier zählt Einfachheit und Qualität.
Typisches Angebot:
- Belegte Brötchen und Wraps
- Fingerfood (Gemüse-Sticks, Mini-Quiches, Obstspieße)
- Kaltgetränke und Kaffee
- Süße Snacks (Cookies, Brownies, Obst)
Budget: 8–15 € pro Person
2. Lunch-Catering (15–80 Personen)
Team-Events, Schulungen oder Workshops über die Mittagszeit. Hier wird eine vollständige Mahlzeit erwartet.
Typisches Angebot:
- Buffet mit 2–3 warmen Hauptgerichten
- Salate und Beilagen
- Vegetarische/vegane Option
- Dessert und Getränke
Budget: 15–30 € pro Person
3. Event-Catering (50+ Personen)
Firmenjubiläen, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern. Hier darf es festlicher sein.
Typisches Angebot:
- Mehrgängiges Menü oder Flying Buffet
- Live-Cooking-Stationen
- Getränke-Flatrate (mit/ohne Alkohol)
- Dessert-Buffet
Budget: 30–80 € pro Person
Catering als Teil des Verpflegungskonzepts
Viele Unternehmen bestellen Catering ad hoc bei wechselnden Anbietern — mit viel Koordinationsaufwand. Smarter: Catering als festen Baustein in ein ganzheitliches Verpflegungskonzept integrieren.
Vorteile:
- Ein Ansprechpartner: Der gleiche Partner, der auch die tägliche Mitarbeiterverpflegung liefert
- Bekannte Qualität: Sie wissen, was Sie bekommen
- Einfache Bestellung: Über die gleiche App oder einen kurzen Anruf
- Abrechnung: Läuft über das bestehende Bezahlsystem
- Kein Angebotsvergleich: Feste Preise, kalkulierbares Budget
Checkliste: Meeting-Catering organisieren
Vor der Bestellung
- Teilnehmerzahl (+ 10 % Puffer für spontane Teilnehmer)
- Unverträglichkeiten und Allergien abfragen
- Vegetarische/vegane Optionen einplanen (mind. 20 % des Angebots)
- Format: Finger Food (stehend) vs. Buffet (sitzend)
- Getränke: Nur alkoholfrei oder auch Alkohol?
- Geschirr: Einweg oder Mehrweg? (Nachhaltigkeit!)
Logistik
- Lieferzeitpunkt: 30 Minuten vor Beginn
- Aufbau: Wer baut auf? Lieferant oder intern?
- Abbau: Wer räumt ab? Wird abgeholt?
- Raum: Genug Platz für Buffet/Ausgabe?
- Technik: Steckdosen für Warmhalte-Geräte vorhanden?
Nach dem Event
- Feedback sammeln (für die nächste Bestellung)
- Übrig gebliebenes Essen: Mitarbeiter mitnehmen lassen oder an die Tafel spenden
Häufige Fehler beim Catering
- Zu wenig bestellen: Lieber 10 % mehr als zu wenig — hungrige Gäste sind unzufriedene Gäste
- Vegetarische Optionen vergessen: Mindestens 20–30 % des Angebots sollten fleischlos sein
- Allergene ignorieren: Immer vorab abfragen und kennzeichnen
- Zu spät bestellen: Für individuelle Wünsche mindestens 3 Werktage Vorlauf einplanen
- Budget nicht kommunizieren: Klare Preisvorstellungen helfen dem Caterer, das passende Angebot zusammenzustellen
Fazit
Gutes Catering für Meetings und Events muss nicht aufwändig sein — mit dem richtigen Partner und einer klaren Planung. Als Teil eines ganzheitlichen Verpflegungskonzepts wird das Meeting-Catering vom Sonderprojekt zur Routine.